Hoe we omgaan met persoonsgegevens
In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens BIQS IT BV verwerkt wanneer je onze website bezoekt, een proefperiode of demo aanvraagt, klant bent van BIQSDRIVE of contact opneemt met onze support, waarom we dat doen, hoe lang we de gegevens bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie zijn wij?
BIQSDRIVE is een product van BIQS IT BV, Kolmen 35 bus 1, 3980 Tessenderlo-Ham, ondernemingsnummer en btw BE 0899.469.023, RPR Antwerpen, afdeling Hasselt (hierna BIQSDRIVE, we of ons).
Voor alle vragen over privacy en voor de uitoefening van je rechten: privacy@biqsdrive.be. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dat voor ons niet verplicht is.
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
| Rol | Voor welke gegevens | Wie beslist |
|---|---|---|
| Verwerkingsverantwoordelijke | Gegevens van websitebezoekers, geïnteresseerden en deelnemers aan webinars, contactpersonen van klanten, gebruikers van het Platform (hun account, support en communicatie) en facturatiegegevens | BIQSDRIVE. Deze privacyverklaring gaat over deze gegevens. |
| Verwerker | Gegevens die rijscholen en opleidingscentra in BIQSDRIVE 27 invoeren over hun leerlingen, cursisten, instructeurs en bedrijfsklanten, en betaalgegevens, zoals bedrag, datum, mededeling, naam en rekeningnummer van wie betaalt | De rijschool of het opleidingscentrum. Wij verwerken die gegevens enkel in hun opdracht, volgens de Verwerkersovereenkomst (Bijlage C van de Abonnementsovereenkomst). |
Ben je leerling of cursist? Richt je vragen over je gegevens dan in de eerste plaats tot je rijschool of opleidingscentrum. Stuur je ons een verzoek, dan bezorgen we het binnen vijf werkdagen aan hen en helpen we hen om het te beantwoorden. Betaal je via een betaallink of een terminal, dan verwerkt Pay. je betaalgegevens; voor de uitvoering van de betaling is Pay. zelf verantwoordelijk.
3. Welke gegevens, waarvoor en hoe lang?
| Situatie | Gegevens | Doel | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| Bezoek aan de website | IP-adres, browser- en toestelgegevens, bezochte pagina's, tijdstip; cookies volgens ons cookiebeleid; je cookiekeuze (met een willekeurige code, zonder IP-adres) | Werking en beveiliging van de website; bewijs van je cookiekeuze; met je toestemming ook statistieken en marketing | Gerechtvaardigd belang (werking, beveiliging en bewijs van je keuze); toestemming (niet-noodzakelijke cookies) | Serverlogs: 12 maanden. Cookies: zie het cookiebeleid. Je cookiekeuze: zolang ze geldt en daarna maximaal 3 jaar |
| Contactformulier, demo-aanvraag of wachtlijst | Naam, organisatie, functie, e-mailadres, telefoonnummer, je vraag of bericht | Je vraag beantwoorden, de demo organiseren, je informeren over de lancering | Maatregelen op jouw verzoek vóór een overeenkomst; gerechtvaardigd belang | 2 jaar na het laatste contact |
| Inschrijving voor een webinar | Voornaam, naam, e-mailadres, organisatie, of je al klant bent, je vraag voor de vragenronde | Het webinar organiseren en je achteraf de link naar de opname bezorgen, ook als je niet kon deelnemen. Annuleer je je inschrijving, dan sturen we je de opname niet. | Maatregelen op jouw verzoek vóór een overeenkomst; gerechtvaardigd belang | 2 jaar na het laatste contact |
| Proefperiode en bestelling | Contactgegevens van de aanvrager, ondernemingsgegevens, gekozen abonnement, registratie van de aanvaarding (tijdstip, IP-adres, versie van de voorwaarden, wie aanvaardde, de tekst van het aanvinkvakje en de verklaring over het rijksregisternummer) | De overeenkomst sluiten en uitvoeren; bewijs van de aanvaarding | Uitvoering van de overeenkomst (als je zelf klant bent); anders ons gerechtvaardigd belang, ook voor het bewijs | Duur van de overeenkomst en 10 jaar daarna. Niet-geactiveerde proefperiode: contactgegevens van de aanvrager 2 jaar na het einde van de proef; de gegevens in de proefomgeving wissen we volgens artikel 3.10 van de Abonnementsovereenkomst. |
| Klantrelatie en gebruikersaccounts | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en rol van contactpersonen en gebruikers; logingegevens | Accountbeheer, toegang tot het Platform, communicatie over de dienst | Uitvoering van de overeenkomst (als je zelf klant bent); anders ons gerechtvaardigd belang | Contactpersonen: duur van de overeenkomst en 10 jaar daarna. Gebruikersaccounts en logins: tot het account wordt verwijderd, uiterlijk bij de wissing na de ophaalperiode |
| Facturatie en betaling | Facturatie- en ondernemingsgegevens, facturen, betaalstatus, gegevens van het betaalmiddel (bewaard als token bij onze betaaldienstaanbieder) | Facturatie, inning, boekhouding | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting (boekhoud- en btw-wetgeving) | 10 jaar (boekhoud- en btw-wetgeving) |
| Aanmelding bij Pay. | Ondernemings- en contactgegevens van je organisatie die nodig zijn om een betaalaccount aan te vragen | Op vraag van je organisatie bezorgen we Pay. de ondernemings- en contactgegevens die nodig zijn om een betaalaccount aan te vragen | Uitvoering van de overeenkomst (als je zelf klant bent); anders ons gerechtvaardigd belang | Zoals de gegevens van de klantrelatie: duur van de overeenkomst en 10 jaar daarna. Pay. bewaart de gegevens die het ontvangt volgens zijn eigen privacyverklaring |
| Support: tickets en AI-supportagent | Naam en e-mailadres van de gebruiker, inhoud van de vraag, het gesprek en bijlagen | Support verlenen, problemen oplossen, kwaliteit van de support verbeteren | Uitvoering van de overeenkomst (als je zelf klant bent); anders ons gerechtvaardigd belang | Tickets: 3 jaar na afsluiting. Gesprekken met de AI-supportagent: 12 maanden (bij Anthropic standaard maximaal 30 dagen, bij een melding van misbruik maximaal 2 jaar). Gegevens van leerlingen of cursisten in tickets of gesprekken: uiterlijk tot het einde van de ophaalperiode van de klant |
| Beveiliging van het Platform | IP-adres, inlogpogingen, activiteitslogs van gebruikers | Beveiliging, fraudepreventie, bewijs bij incidenten | Gerechtvaardigd belang | 12 maanden, langer bij een lopend incident |
| Nieuwsbrief en commerciële berichten | Naam, e-mailadres, organisatie, of je een bericht opent of aanklikt | Je informeren over nieuwe functies, webinars en aanbiedingen | Toestemming; voor contactpersonen van klanten ons gerechtvaardigd belang voor gelijkaardige diensten | Tot je je uitschrijft; klik- en opengegevens: 2 jaar |
Rechtsgronden. Uitvoering van de overeenkomst is de rechtsgrond wanneer je zelf onze klant bent. Ben je contactpersoon of gebruiker bij een klant, dan steunen we op ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met je organisatie te sluiten en uit te voeren, het Platform te beveiligen, support te verlenen, het bewijs van de aanvaarding te bewaren en onze klanten te informeren over gelijkaardige diensten. Gegevens van gebruikers ontvangen we van de organisatie die hun account aanmaakt.
Moet je deze gegevens geven? De gegevens die als verplicht zijn aangeduid, hebben we nodig om je vraag te beantwoorden, de overeenkomst met je organisatie te sluiten en uit te voeren, je toegang te geven tot het Platform en onze wettelijke verplichtingen na te komen. Zonder die gegevens kunnen we dat niet. Andere gegevens geef je vrijwillig.
We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor jou, en we verkopen ze niet.
4. De AI-agents
BIQSDRIVE 27 werkt met AI-agents: de supportagent, de admin-agent en de planning-agent. Ze werken met artificiële intelligentie (taalmodellen van Anthropic). Wanneer je met een agent chat, praat je dus met een AI en niet met een medewerker. De supportagent beantwoordt vragen over het gebruik van BIQSDRIVE en zoekt daarvoor gegevens op binnen je rechten; de admin-agent en de planning-agent signaleren en doen voorstellen. De agents nemen geen beslissingen over jou: een medewerker beslist. Wil je een medewerker spreken, maak dan een supportticket aan.
Voor je vragen aan de supportagent en zijn antwoorden, met je naam en e-mailadres, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke (zie punt 3, support). De gegevens van leerlingen, cursisten en bedrijfsklanten die de agents in het Platform opzoeken om een vraag te beantwoorden of een voorstel te doen, verwerken we als verwerker in opdracht van de rijschool of het opleidingscentrum (zie punt 2). Anthropic is daarvoor onze subverwerker: zie www.biqsdrive.be/nl/subverwerkers.
- Anthropic gebruikt de gesprekken niet om zijn modellen te trainen.
- De gesprekken worden in de Verenigde Staten verwerkt, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg (zie punt 6).
- Deel in een gesprek geen gegevens die niet nodig zijn voor je vraag, en zeker geen gevoelige gegevens van leerlingen of cursisten.
5. Met wie delen we gegevens?
We delen persoonsgegevens enkel wanneer dat nodig is voor de doeleinden hierboven, met partijen die contractueel gebonden zijn om ze te beschermen:
| Ontvanger | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| Level 27 BV (Hasselt) | Hosting van het Platform | België |
| Odoo SA (Grand-Rosière) | Klantbeheer, helpdesk en facturatie | België en Frankrijk; back-ups in Frankrijk, Nederland en Zweden |
| Anthropic Ireland, Limited, met Anthropic PBC | AI-supportagent | Verenigde Staten |
| Onze betaaldienstaanbieder (vermeld op de betaalpagina van het Account) | Inning van betalingen | Europese Economische Ruimte |
| Isabel NV (Ponto), Brussel | De bankkoppeling voor de betaalautomatisering van rijscholen en opleidingscentra, als subverwerker, en de eigen taken van Isabel NV als betaalinstelling | Zie de privacyverklaring van Isabel NV |
| Pay. (TinTel B.V.), Spijkenisse | De aanmelding van je organisatie voor een betaalaccount; online betalingen, SoftPOS en betaalterminals voor rijscholen en opleidingscentra, als subverwerker, en de eigen taken van Pay. als betaalinstelling | Zie de privacyverklaring van Pay. |
| Intuit Mailchimp | Verzending van nieuwsbrieven en uitnodigingen | Verenigde Staten |
| Microsoft (Teams) | Organisatie van webinars | Europese Unie en Verenigde Staten |
| Adobe (Adobe Fonts) | Levering van het lettertype van de website: Adobe ontvangt je IP-adres om het lettertype te leveren, bewaart het niet en plaatst geen cookies | Verenigde Staten |
| Leveranciers van statistiek- en marketingdiensten (zoals Google) | Enkel met je toestemming, zodra we zulke diensten gebruiken; de actuele lijst staat in ons cookiebeleid | Verenigde Staten en Europese Economische Ruimte |
| Onze boekhouder, advocaten en andere adviseurs | Boekhouding, juridisch advies | België |
| Overheden en gerechtelijke instanties | Enkel wanneer de wet ons daartoe verplicht | België |
De leveranciers die gegevens van leerlingen en cursisten verwerken in opdracht van rijscholen en opleidingscentra, staan op www.biqsdrive.be/nl/subverwerkers.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige ontvangers verwerken gegevens in de Verenigde Staten (zie punt 5). We doen dat enkel met passende waarborgen volgens de AVG: voor Anthropic de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, voor Intuit Mailchimp, Microsoft en Adobe hun certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework. Voor leveranciers van statistiek- en marketingcookies vermeldt het cookiebeleid de waarborg die geldt. Een kopie van die waarborgen kan je opvragen via privacy@biqsdrive.be.
Voor de locatie van de verwerking door Isabel NV en Pay. en een eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte verwijzen we naar hun eigen privacyverklaring: die van Isabel NV en die van Pay.
7. Beveiliging
We beschermen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleutelde verbindingen (TLS), versleuteling van databases en back-ups, persoonlijke toegangsrechten met meervoudige authenticatie voor beheerders, logging, regelmatige updates en back-ups op een afzonderlijke locatie. Stel je een beveiligingsprobleem vast, meld het dan aan privacy@biqsdrive.be.
8. Je rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien en er een kopie van te krijgen;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten wissen, tenzij we ze moeten bewaren (bijvoorbeeld facturen);
- de verwerking te laten beperken;
- je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten doorsturen (overdraagbaarheid);
- bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
- je toestemming op elk ogenblik in te trekken, zonder dat dit de eerdere verwerking onrechtmatig maakt.
Stuur je verzoek naar privacy@biqsdrive.be. We antwoorden binnen één maand; bij complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd, en dan laten we je dat weten. We kunnen je vragen om je identiteit aan te tonen. Uitschrijven voor de nieuwsbrief kan ook via de link onderaan elke e-mail.
Ben je niet tevreden, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
9. Cookies
We gebruiken noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken om de website te laten werken. Statistiek- en marketingcookies plaatsen we enkel met je voorafgaande toestemming, via de cookiebanner die verschijnt zodra we zulke cookies gebruiken. Weigeren is even eenvoudig als aanvaarden. Welke cookies we gebruiken, waarvoor en hoe lang, lees je in ons cookiebeleid op www.biqsdrive.be/nl/cookiebeleid. Ook de cookies van Pay. op de betaalpagina die in de portalen van BIQSDRIVE 27 is ingebouwd, worden beschreven in het cookiebeleid. Je kan je keuze op elk ogenblik wijzigen of intrekken via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina.
10. Minderjarigen
Onze website en onze commerciële communicatie richten zich tot ondernemingen en niet tot minderjarigen. Gegevens van minderjarige leerlingen verwerken we enkel in opdracht van hun rijschool of opleidingscentrum, als verwerker (zie punt 2).
11. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij een nieuwe dienst of een nieuwe leverancier. De datum van de laatste versie staat bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we klanten per e-mail.
Contact
Privacyvragen: privacy@biqsdrive.be. Andere vragen: info@biqsdrive.be. BIQS IT BV, Kolmen 35 bus 1, 3980 Tessenderlo-Ham, ondernemingsnummer en btw BE 0899.469.023, RPR Antwerpen, afdeling Hasselt.